Ręczne wystawianie faktur po każdym zamówieniu potrafi zabierać godziny. Zamiast przepisywać dane klientów, możesz zrobić to automatycznie. Wtyczka iFirma WooCommerce integruje Twój sklep z systemem księgowym iFirma.pl. Dzięki czemu faktury tworzą się same, dokładnie w momencie, gdy klient złoży zamówienie. To proste, bezpieczne i w pełni zgodne z przepisami rozwiązanie, które oszczędza czas i eliminuje błędy w rozliczeniach.
iFirma WooCommerce – czym jest ta wtyczka i po co powstała?
Wtyczka iFirma WooCommerce to praktyczne narzędzie, które łączy Twój sklep internetowy z systemem księgowym iFirma.pl. Dzięki niej faktury i rachunki wystawiają się automatycznie, dokładnie w momencie, gdy klient złoży zamówienie. Nie musisz już logować się do osobnego panelu księgowego ani przepisywać danych z WooCommerce.
To rozwiązanie powstało z myślą o przedsiębiorcach, którzy chcą zautomatyzować swoją sprzedaż i uniknąć żmudnej, powtarzalnej pracy. Wtyczka obsługuje zarówno firmy będące płatnikami VAT, jak i osoby zwolnione z VAT, a do tego oferuje pełną personalizację, od treści faktury, po ustawienia numeracji i podpisów.
Jak działa iFirma WooCommerce w praktyce?
Po zainstalowaniu i połączeniu sklepu z kontem iFirma, cały proces fakturowania dzieje się automatycznie. Wystarczy określić, przy jakim statusie zamówienia ma zostać wystawiona faktura – np. po zaksięgowaniu płatności. Od tego momentu wtyczka sama generuje dokument, przesyła go do systemu iFirma i dołącza do e-maila wysyłanego do klienta.
Faktura nie jest zapisywana w sklepie, tylko trafia bezpośrednio do iFirmy. Jest to ogromna zaleta pod kątem bezpieczeństwa danych i zgodności z RODO. Klient może pobrać dokument z wiadomości e-mail lub ze swojego konta w sklepie („Moje konto”). Dzięki temu proces zakupowy jest nie tylko szybszy i wygodniejszy, ale też bardziej profesjonalny. Klient natychmiast otrzymuje dowód zakupu, a właściciel sklepu zyskuje spokój i porządek w księgowości.
Najważniejsze funkcje iFirma WooCommerce
Największym atutem wtyczki iFirma WooCommerce jest pełna automatyzacja wystawiania faktur, to ona wyróżnia ją na tle klasycznych rozwiązań do fakturowania. Wystarczy raz ustawić reguły, a faktury, rachunki i proformy będą generowane samoczynnie przy każdym nowym zamówieniu.
Wtyczka umożliwia też tworzenie faktur z VAT lub z podstawą zwolnienia, obsługuje PKWiU, kody GTU oraz oznaczenia transakcji JPK. Możesz zmieniać nazwy produktów na fakturze, dodawać notatki, edytować dane sprzedawcy, a nawet wprowadzać własne serie numeracji i szablony faktur. Co ważne, wtyczka działa świetnie z WooCommerce Subscriptions, dzięki czemu automatycznie wystawia dokumenty dla płatności cyklicznych.
Dzięki integracji z systemem iFirma masz też dostęp do pełnego biura rachunkowego online, które od razu widzi Twoje faktury, to duża oszczędność czasu i brak konieczności przesyłania dokumentów do księgowej.
Jak zainstalować wtyczkę iFirma WooCommerce na stronie internetowej?
Instalacja wtyczki iFirma WooCommerce jest szybka i nie wymaga żadnych umiejętności programistycznych. Wystarczy, że zalogujesz się do swojego panelu WordPress i przejdziesz do zakładki Wtyczki –> Dodaj nową –> Wyślij wtyczkę na serwer. Następnie wybierz pobrany plik ZIP, kliknij „Zainstaluj teraz”, a po chwili „Aktywuj”.
Po aktywacji wtyczki w panelu WooCommerce pojawi się nowa sekcja ustawień związana z iFirmą. To właśnie tam połączysz swój sklep z kontem w serwisie iFirma.pl. Wystarczy wprowadzić login, klucz API i hasło, dane dostępne są w Twoim profilu iFirma.
Po autoryzacji połączenia możesz od razu wystawiać faktury bezpośrednio z poziomu WooCommerce, bez logowania do iFirmy.
Podstawowe ustawienia w panelu WordPress/WooCommerce
Po zainstalowaniu i aktywowaniu wtyczki znajdziesz jej konfigurację w zakładce WooCommerce –> Ustawienia –> iFirma.
W tym miejscu możesz określić, jakie dokumenty mają być wystawiane – faktury, rachunki lub proformy. Wtyczka pozwala też zdecydować, przy jakim statusie zamówienia ma zostać automatycznie wygenerowana faktura. Przykładowo po zmianie statusu na „Zrealizowane” lub „Opłacone”.
Możesz również ustawić, czy faktury mają być wystawiane tylko dla zamówień z określonymi metodami płatności. Ponadto możeszwybrać sposób wysyłki dokumentów, dołączanie ich do maila potwierdzającego zakup lub udostępnienie w panelu klienta. Wtyczka iFirma WooCommerce umożliwia też wpisanie podstawy zwolnienia z VAT. Co więcej, ustawienie domyślnej stawki ryczałtu oraz dopasowanie wyglądu faktury: szablonu, numeracji, podpisu, konta bankowego i miejsca wystawienia.
Dzięki temu wszystko działa tak, jak chcesz bez konieczności późniejszego poprawiania dokumentów.
Jak iFirma WooCommerce działa w praktyce?
W praktyce cała magia dzieje się automatycznie. Klient składa zamówienie, Ty zmieniasz jego status na „Opłacone” lub system robi to sam po zaksięgowaniu wpłaty. Natomiast wtyczka iFirma WooCommerce generuje odpowiednią fakturę i wysyła ją do iFirmy. W tym samym momencie klient otrzymuje maila z fakturą w załączniku. Co więcej, kopia dokumentu pojawia się również w jego koncie użytkownika na stronie sklepu.
Dzięki temu proces sprzedaży jest w pełni zautomatyzowany, nie tracisz czasu na wystawianie dokumentów, nie zapominasz o żadnym rachunku, a Twoja księgowość jest zawsze aktualna. To szczególnie wygodne w okresach wzmożonej sprzedaży, gdy ręczne fakturowanie potrafi pochłonąć godziny. Wtyczka działa bezawaryjnie, a dzięki synchronizacji z iFirmą masz pewność, że każdy dokument trafia dokładnie tam, gdzie trzeba.
iFirma WooCommerce – kiedy szczególnie się przydaje?
Wtyczka iFirma WooCommerce jest nieoceniona zawsze wtedy, gdy w sklepie pojawia się więcej niż kilka zamówień miesięcznie. Im większy ruch i liczba klientów, tym więcej czasu pochłania ręczne wystawianie faktur, a każdy błąd może oznaczać korektę, opóźnienie lub problem z księgowością.
Dzięki automatyzacji procesów fakturowania wtyczka sprawdza się idealnie w sklepach z produktami fizycznymi, cyfrowymi, subskrypcyjnymi i usługami online. Jeśli prowadzisz sprzedaż e-booków, kursów lub usług B2B, możesz ustawić, by faktura wystawiała się natychmiast po zakupie, bez żadnej Twojej interwencji. Z kolei w przypadku produktów wysyłkowych możesz określić, by faktura generowała się dopiero po zmianie statusu na „Zrealizowane” – tak, by dokumenty zawsze odpowiadały rzeczywistej wysyłce towaru.
Jak iFirma WooCommerce wpływa na obsługę sklepu i porządek w księgowości?
Z punktu widzenia właściciela sklepu, iFirma WooCommerce to ogromne odciążenie w codziennej pracy. Wszystkie faktury powstają automatycznie, a Ty masz do nich dostęp w jednym miejscu, zarówno w panelu iFirma, jak i bezpośrednio w WooCommerce.
Nie musisz pilnować, czy do każdego zamówienia został wystawiony dokument, bo system robi to sam.
Dzięki temu znacząco skraca się czas obsługi klienta, kupujący natychmiast dostaje potrzebną fakturę, co wygląda profesjonalnie i buduje zaufanie do sklepu. Dla księgowych to również spora ulga, wszystkie dane trafiają do systemu iFirma w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybkie rozliczenia i brak zaległości.
Z punktu widzenia bezpieczeństwa i porządku, faktury są przechowywane poza sklepem, bezpośrednio w iFirmie, co oznacza zgodność z RODO i mniejsze ryzyko utraty danych w razie awarii strony. To rozwiązanie, które realnie oszczędza godziny pracy i eliminuje stres związany z księgowością.
Co zrobić w przypadku błędów lub problemów z iFirma WooCommerce?
Wtyczka iFirma WooCommerce jest rozwijana przez WP Desk – firmę, która dba o regularne aktualizacje i testy zgodności z najnowszymi wersjami WordPress i WooCommerce. Problemy zdarzają się rzadko, ale jeśli coś pójdzie nie tak, diagnostyka jest bardzo prosta.
Najczęściej spotykane błędy wynikają z błędnego klucza API, nieaktualnych danych konta lub chwilowego braku komunikacji z serwerem iFirma. W takich sytuacjach wystarczy ponownie autoryzować połączenie w ustawieniach wtyczki i zapisać konfigurację.
Jeśli faktury nie generują się automatycznie, warto też sprawdzić, czy wybrany status zamówienia został prawidłowo przypisany do momentu wystawienia dokumentu.
W razie poważniejszych problemów można skorzystać ze wsparcia technicznego WP Desk – zespół reaguje szybko i pomaga nawet w bardziej indywidualnych przypadkach. Dodatkowo, jeśli korzystasz z innych wtyczek do fakturowania lub integracji księgowych, warto wyłączyć je tymczasowo, by wykluczyć konflikt między dodatkami.
Komu zlecić instalację i konfigurację iFirma WooCommerce?
Choć sama instalacja wtyczki iFirma WooCommerce jest stosunkowo prosta, to pełna konfiguracja – zwłaszcza połączenie z API i dostosowanie ustawień faktur, potrafi być wyzwaniem. Warto zadbać o to, by wszystko działało poprawnie od pierwszego dnia, szczególnie gdy sklep generuje dużo zamówień i każda pomyłka może oznaczać problemy z księgowością.
Jeśli chcesz mieć pewność, że wtyczka zostanie zainstalowana i skonfigurowana poprawnie, mogę się tym zająć kompleksowo.
Pomagam właścicielom sklepów WooCommerce w pełnej integracji z iFirma.pl, od instalacji, przez autoryzację i testy API, aż po personalizację faktur i wdrożenie automatyzacji w procesie zamówień. Dzięki temu Twoje faktury będą generować się automatycznie i bezbłędnie, a Ty zyskasz czas i spokój.
iFirma WooCommerce – najczęstsze pytania
Wtyczka iFirma WooCommerce znacznie ułatwia codzienną pracę w sklepie, ale wiele osób przed wdrożeniem zadaje podobne pytania. Oto najczęstsze z nich.
Czy wtyczka iFirma WooCommerce jest darmowa?
Nie – to wtyczka płatna, dostępna w sklepie WP Desk, ale dzięki niej zyskujesz automatyzację faktur i pełne wsparcie techniczne przez rok od zakupu.
Czy iFirma WooCommerce działa bez działalności gospodarczej?
Nie, do korzystania z systemu iFirma potrzebne jest konto firmowe (np. JDG, spółka). Wtyczka kierowana jest do przedsiębiorców rozliczających sprzedaż.
Czy wtyczka obsługuje płatników VAT i zwolnionych z VAT?
Tak, możesz wystawiać zarówno faktury z VAT, jak i rachunki dla zwolnionych z VAT, wpisując podstawę zwolnienia w ustawieniach.
Czy można wystawiać faktury automatycznie?
Tak. Wtyczka pozwala określić, przy jakim statusie zamówienia faktura ma zostać wystawiona i wysłana np. po zaksięgowaniu płatności.
Czy klienci dostają faktury automatycznie?
Tak, dokument może być dołączony do wiadomości e-mail po zakupie oraz dostępny w panelu klienta („Moje konto”).
Czy iFirma WooCommerce działa z WooCommerce Subscriptions?
Tak, wtyczka wspiera płatności cykliczne i automatyczne fakturowanie subskrypcji.
Czy dane klientów są bezpieczne?
Tak, faktury są przechowywane bezpośrednio w iFirmie, nie w sklepie co zwiększa bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO.
Co zrobić, jeśli faktura się nie wystawia?
Najpierw sprawdź połączenie API i status zamówienia. Jeśli problem się powtarza, zespół WP Desk pomoże Ci rozwiązać go w kilka minut.
